Come ho già avuto modo di scrivere nelle precedenti puntate, il tempo è una variabile molto importante per una corretta gestione della finanza in azienda.

L'evoluzione tecnologica negli ultimi anni ha permesso di velocizzare tantissimo i tempi di elaborazione dei dati finanziari e, non meno importante, ha permesso di ridurre notevolmente, ovvero quasi annullare, le attività necessarie per andare a recuperare i dati e digitalizzarli.

Le innovazioni che ci vengono in aiuto sono tre:

  • la fattura elettronica
  • l'Open Banking
  • i software in grado di acquisire i dati, elaborarli e restituirli sottoforma di informazioni preziose per le scelte di gestione finanziaria

La fatturazione elettronica, è diventata obbligatoria dal 1 gennaio 2019 e permette di acquisire le fatture in un formato che le rende facilmente elaborabili con mezzi informatici. Rende semplice e automatica l'estrazione dalle fatture di dati importanti, che permettono la compilazione degli scadenzari.

La Direttiva comunitaria PSD2 del 2016 ha obbligato le banche a rendere disponibili ai clienti tutti i dati dei propri conti correnti, compreso tutti i movimenti, attraverso mezzi informatici. Questa innovazione è chiamata Open Banking e, dopo le varie proroghe, è diventata definitivamente operativa solo dal 1 gennaio 2021.

Sono ormai molti gli strumenti informatici che gestiscono la fatturazione elettronica, stanno diventando numerosi anche quelli che gestiscono l'Open Banking ma ancora pochi sono in grado di estrarre dati da entrambe le tecnologie, elaborarli e renderli disponibili per essere utilizzati come base per gestire la tesoreria aziendale e la finanza di breve termine.

Grazie a questi strumenti ogni azienda può digitalizzare l'ufficio amministrativo e migliorare notevolmente la gestione della tesoreria che, come ho avuto modo di scrivere in un mio precedente capitolo, è uno dei pilastri di una gestione finanziaria orientata al miglioramento del rating e dei rapporti con le banche.

Digitalizzare la tesoreria permette:

  • di ottenere le informazioni in tempo reale così da poter anticipare le strategie di copertura con evidenti vantaggi in termini di sicurezza e di costo
  • di risparmiare tempo per reperire le informazioni, considerare solo il tempo per accedere a molti home banking
  • eliminare i fogli Excel: ogni piccola azienda poco organizzata gestisce gli impegni e i saldi con quantità di fogli Excel. Excel è uno strumento grandioso per l'analisi dei dati ma è poco sicuro, difficilmente condivisibile, soggetto ad errori di digitazione e destinato a una crescita abnorme e incontrollabile fino a diventare poco gestibile. Per esperienza vissuta, ho visto mostri excel talmente fuori controllo che solo chi li ha creati era in grado di leggerli, e neppure troppo bene. Due giorni di malattia di questa persona erano in grado di bloccare irrimediabilmente la finanza dell'azienda.
  • organizzare e condividere la gestione finanziaria dell'azienda in modo che si possano definire procedure di controllo e autorizzazione.
  • scongiurare deleteri sconfinamenti sui fidi di cassa
  • rendere semplice la gestione della tesoreria così da essere affidata anche a persone meno esperte

e siamo solo all'inizio, gli scenari che si sono aperti con le innovazioni della fatturazione elettronica e dell'Open Banking sono solo l'inizio. Le fatture e i pagamenti contengono una quantità infinita di informazioni.

Tutti stiamo sperimentando le potenzialità dell'Intelligenza Artificiale grazie a ChatGPT e applicazioni simili. Utilizzare queste tecnologie per elaborare la gran mole di dati che sono oggi disponibili in ogni azienda, anche piccola, renderà possibile migliorare e automatizzare ancora di più la gestione delle aziende ma anche fornire servizi fuori dall'ambito finanziario e amministrativo.

Il nostro sistema NinaFin è in grado di sfruttare al massimo queste tecnologie ed è pronto a recepire tutte le novità in arrivo per fornire nuove funzionalità e migliorare quelle esistenti. Se volete approfondire scrivetemi.